Een lijst delen met collega's

Laat collega's meehelpen met het aanleveren van bestanden. Voor een hele lijst, of voor delen daarvan.

Als je een lijst hebt gekregen voor de aanlevering van diverse bestanden, kun je delen daarvan uitbesteden aan collega's. Niet iedereen hoeft alles te zien of aan te leveren, daarom kun je zeer fijnmazige toegang regelen binnen de lijsten.

De lijststructuur

Wanneer je gevraagd wordt om via een lijst documenten aan te leveren, gaat dat om wat we een groepslijst noemen. Dat is een verzameling van 1 of meer lijsten die in het kader van 1 opdracht documenten uitvragen voor 1 of meerdere entiteiten binnen de organisatie. Bijvoorbeeld:

Hier zie je twee verschillende groepslijsten voor verschillende opdrachten. Een groepslijst bestaat op zijn beurt weer uit verschillende lijsten voor de entiteiten binnen de groep:

In dit voorbeeld zijn dat 3 entiteiten, maar het is er altijd minimaal 1.

Binnen de lijst heb je nog secties:

En binnen de secties de uiteindelijke uitvraag-items:

Samengevat:

• GROEPSLIJST
  • Lijst voor Entiteit 1
    • Sectie A
      • Item 1
      • Item 2
      • ...
    • Sectie B
      • ...
  • Lijst voor Entiteit 2
    • Sectie A
      • Item 1
      • ...

Lijst(-onderdeel) delen met een collega

Je kunt op elk van deze niveaus collega's koppelen om hen toegang te geven en documenten te laten uploaden. De knop zit altijd onderin het scherm:

Je deelt een lijst door het e-mailadres van de collega in te vullen:

Je krijgt een standaard e-mailbericht te zien wat aan de collega wordt verstuurd. Je mag dat naar wens aanpassen:

Vervolgens wordt de gebruiker gekoppeld aan die lijst of dat lijstonderdeel. Je ziet het bovenin het scherm bij Gebruikers:

Ook als je terug gaat naar de lijst, zie je welke gebruikers toegang hebben tot onderliggende delen van de lijst: