Hoe je als kantoormedewerker een nieuwe lijst maakt voor één of meer entiteiten binnen een klantgroep.
Als je binnen YouProvide een nieuwe lijst wilt gaan uitzetten bij een klant, maak je altijd een nieuwe Groepslijst. Een groepslijst kan worden uitgezet naar 1 of meer entiteiten binnen de klantgroep.
Bij het maken van een nieuwe groepslijst kies je een template die als uitgangspunt dient voor de lijst die voor iedere entiteit moet worden gemaakt. Vervolgens kun je per entiteit de lijst nog naar wens aanpassen:
Binnen de groepslijst kun je de voortgang volgen van de verschillende lijsten van de verschillende entiteiten:
Nieuwe lijst maken
Klik linksboven in de homepage van YouProvide op de knop Nieuwe Lijst:
En vul de gevraagde velden in:
- Product: Kies tussen Basic List (of YouProvide) en Advanced List (of YouProvide Advanced).
We raden aan om altijd voor de Advanced te kiezen, tenzij je zeker weet dat een Basic lijst volstaat.Voor een Basic List hoeft de klant niet in te loggen, maar zijn er weinig mogelijkheden voor communicatie en kan de klant zelf niet meer downloaden wat hij heeft aangeleverd.Voor een Advanced List moet de klant een login maken, maar heb je de mogelijkheid om comments heen en weer te sturen, kan de klant (delen van) lijsten delen met zijn collega's en is er een uitgebreide audittrail.
- Modellijst: Kies hier de lijst template die je wilt gebruiken als uitgangspunt voor deze opvraging. Voor ad-hoc opvragingen is het een goed idee om een nieuwe template te maken die helemaal geen secties of items bevat. Je kunt dan snel voor de betreffende gelegenheid klantspecifiek de benodigde items toevoegen aan de nieuw gemaakte groepslijst.
- Communicatietaal: Dit is de taal voor de e-mail waarmee nieuwe gebruikers voor deze lijst worden uitgenodigd. Zodra een gebruiker eenmaal in YouProvide is aangemaakt, kan hij/zij zelf zijn voorkeurstaal instellen en wordt die voortaan gebruikt voor de gebruiker.
- Klantgroep: Kies hier de klantgroep waar de nieuwe lijst voor is bedoeld.
Zodra je een klantgroep hebt gekozen, verschijnen twee extra velden: Entiteiten waarin je de gewenste entiteiten kunt aanvinken die allemaal een lijst moeten krijgen.Gebruikers waarin je kunt aanvinken welke gebruikers direct al toegang moeten krijgen tot de nieuwe lijst. Deze gebruikers krijgen hiervan geen notificatie.
- Deadline: Vul hier de uiterste datum in waarop je alle documenten wilt hebben ontvangen. Deze datum wordt aan alle gebruikers getoond bij de lijst. Tijdens en na de oplevering houdt het systeem bij welke items voor of na deadline zijn opgeleverd (en hoeveel dagen voor de deadline dat was). Zowel de kantoormedewerkers als de klant kunnen dit inzien op hun voortgangsdashboard:
- Jaar: Het boekjaar waarop de lijst betrekking heeft. Momenteel wordt dit veld niet gebruikt in YouProvide.
- Omschrijving: Een eventuele tekst toelichting die bij de lijst wordt getoond, zowel bij kantoormedewerkers als bij gebruikers van de klant.
Klik op Opslaan om de nieuwe groepslijst (de lijsten voor iedere geselecteerde entiteit) aan te maken:
De groepslijst krijgt de status Concept en je kunt nu verder werken met deze lijst, zoals
Lijst per entiteit aanpassen
Lijst(en) delen met de klant