Als je in een volgend jaar eenzelfde opdracht voor eenzelfde klant uitvoert, kun je makkelijk een lijst maken op basis van die van vorig jaar.
Natuurlijk kun je altijd een nieuwe lijst maken op basis van een template.
Maar als je voor een klantgroep verschillende lijsten nog wat op maat hebt gemaakt voor één of meer entiteiten, dan kan het sneller zijn om de lijst van vorig jaar te gebruiken als basis voor je nieuwe opdracht.
Kies de groepslijst die je wilt gebruik als basis. Die kun je vinden in je startscherm bij de voltooide of gearchiveerde lijsten, maar ook via het menu Beheer | Klanten. Daar vind je bij iedere klant alle lijsten die voor die klant zijn gebruikt. Open de lijst met de blauwe knop:
Kies in deze lijst voor de optie Bewerken | Kopiëren, rechts in het scherm:
Vul in het nieuwe scherm alle gewenste instellingen in voor de nieuw te maken lijst, en klik daarna op Kopiëren om de nieuwe groepslijst aan te maken.
Lijsten: rechts in het scherm wordt getoond voor welke entiteiten de lijsten worden gemaakt. Dit kan niet worden aangepast; de nieuwe groepslijst wordt een exacte kopie van de originele.
- Product: Kies hier tussen Basic List (YouProvide) of Advanced List (YouProvide Advanced). Het is dus mogelijk om een oorspronkelijke Basic List over te zetten naar een nieuwe Advanced List en vice versa.
- Jaar: kies hier het gewenste jaar voor de nieuwe lijst. Het is hier niet mogelijk om een vorig jaar te kiezen, maar deze waarde heeft verder geen functie in YouProvide en wordt ook nergens meer getoond.
- Deadline: kies hier de gewenste uiterste aanleverdatum door de klant.
- Communicatietaal: deze taal wordt gebruikt voor e-mail waarmee nieuwe gebruikers worden uitgenodigd. Bestaande gebruikers hebben zelf al een keuze voor een taal gemaakt, die dan ook wordt gebruikt.
- Omschrijving: pas de omschrijving desgewenst aan voor de nieuwe opdracht.
- Kopieer staat niet van toepassing: Als de klant bepaalde items op "niet van toepassing" heeft gezet in de gekozen lijsten, dan kan deze instelling worden overgenomen. Als je liever alle items weer wilt 'resetten' en opnieuw door de klant wilt laten beoordelen, zet dit vinkje dan uit.