Hoe je (delen van) lijsten exporteert en importeert om snel de gewenste samenstelling te krijgen.
Natuurlijk kun je nieuwe lijsten maken op basis van zorgvuldig voorbereide Modellijsten (templates). Maar het kan altijd voorkomen dat je een reeks aanpassingen hebt gemaakt voor een bepaalde entiteit en die aanpassingen moeten ook bij andere entiteiten van dezelfde klant, of zelfs bij andere klanten, worden doorgevoerd.
Dan is het makkelijk om gebruik te maken van de export- en importmogelijkheden van YouProvide. Je exporteert de zojuist aangepaste lijst, verwijdert alle rijen behalve die moeten worden toegevoegd aan een andere lijst, en importeert het bestand bij de andere lijst.
Lijsten exporteren
Je kunt een lijst exporteren via het menu Bewerken | Exporteren. Je doet dit niet op groepslijst niveau (daar zitten immers meerdere lijsten onder) maar op het niveau van een entiteit:
Het systeem downloadt een Excel bestand met daarin de gehele lijst:
Excel lijst bewerken
Het gedownload Excel bestand kun je naar wens bewerken. Rijen verwijderen en nieuwe toevoegen totdat het precies datgene is wat je aan een andere lijst wilt toevoegen,
De kolommen moeten uiteraard intact blijven. Je gebruikt ze als volgt:
- Volgorde sectie (verplicht): een nummer wat aangeeft op welke plaats in de nieuwe lijst de sectie terecht moet komen (je kunt na import altijd de secties nog op de gewenste volgorde slepen).
- Naam sectie (verplicht): de naam zoals die in het scherm wordt getoond.
- Referentienummer: een code voor de sectie. Deze wordt niet in het scherm getoond, maar is wel onderdeel van de mapnaam wanneer je de stukken van de klant downloadt.
- Beschrijving sectie: een toelichting die de klant onder het (i) icoontje kan bekijken.
- Naam lijstitem (verplicht): de itemnaam zoals die in het scherm wordt getoond.
- Beschrijving lijstitem: een eventuele toelichting op het item. Deze wordt onder het (i) icoon getoond in de lijst, en bovenin het detailscherm van het item.
- Opmerkingen/Jaar/Toegewezenpersonen/Status/Voltooid: deze velden worden bij import niet gebruikt.
Let op: Als je items wilt toevoegen aan een bestaande sectie in een bestaande lijst, moet je ervoor zorgen dat zowel de naam als het referentienummer van de sectie gelijk zijn aan die van de bestaande sectie.
Lijst importeren
Je kunt vanuit een Excel bestand secties en items importeren in een lijst. De items uit je Excel bestand worden dan toegevoegd aan de bestaande lijst:
- Secties uit Excel die dezelfde naam en referentiecode hebben als in de bestaande lijst, worden niet dubbel aangemaakt. De items uit Excel worden in de bestaande sectie toegevoegd
- Items uit Excel die dezelfde naam hebben als een of meer items in de bestaande lijst, worden wel geimporteerd.
Lijst status
De menuoptie Bewerken | Importeer eigen lijst is alleen beschikbaar wanneer de lijst de status Concept heeft. Daarna kun je nog wel items toevowegen via de optie Importeer nagekomen stukken.
Beginnen met lege lijst
Je kunt ook beginnen met een lege Excel sheet, of deze vullen vanuit een andere, binnen het kantoor bestaande PBC lijst.
Onder de menu-optie Bewerken | Importeer eigen lijst zit een scherm waarin je een lege Excel lijst met de juiste kolommen kunt downloaden:
