Hoe je je meestgebruikte lijsten voordefinieert zodat je gemakkelijk en snel nieuwe projecten start.
Templates zijn voorbeeldlijsten die je gebruikt bij het aanmaken van een nieuw project voor een cliënt. Als je een project hebt gemaakt, kun je daarin nog alle gewenste aanpassingen maken, dus je template kan het beste een ruime opzet hebben, die voor veel verschillende klanten kan worden toegepast.
Je vindt de templates in het menu bovenin de applicatie:
Als je hier de menu-optie Templates niet ziet, dan heb je niet de juiste rechten hiervoor. Neem dan contact op met een applicatiebeheerder van je organisatie.
Nieuwe template
Met de Toevoegen knop rechts bovenin voeg je een nieuwe template toe:
De naam die je geeft aan een template moet uiteraard duidelijk zijn. Deze naam wordt straks (samen met het opdrachtjaar) gebruikt als default voor de projectnaam wanneer je een nieuw project maakt:
Je kunt de projectnaam natuurlijk op ieder moment aanpassen, maar het is dus wel handig als je een template naam kiest die werkt voor je projecten. Dat scheelt weer typewerk.
De omschrijving van je template wordt overgenomen als default omschrijving voor iedere lijst die binnen je project wordt gemaakt. Ook hier geldt dus dan een slim gekozen omschrijving efficiency geeft in het verdere proces.
Taal
Als je cliënten in verschillende talen bedient, maak je voor iedere taal een aparte template. De inhoud van templates wordt niet automatisch vertaald.
Codes
Je kunt je secties en items voorzien van een code. Dit is niet verplicht. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld aansluiten bij de nummering van je werkprogramma. Het kan ook handig zijn om in communicatie met de cliënt snel te kunnen verwijzen naar een bepaalde sectie of item.
Bijlages
In een template kun je voorbeeldbestanden bijsluiten bij items die je uitvraagt. Deze bijlages kan de klant dan downloaden om te gebruiken. Wanneer je een project maakt op basis van een template, blijven de items in dat project gekoppeld aan de template items. Als je dan later een update doet van bijlages bij die template, dan zal de gebruiker de aanpassing ook zien in zijn PBC lijst.
Je kunt deze koppeling stoppen door in het project of de lijst de koppeling met de template te verbreken.
Opdrachtjaar
Je PBC lijsten hebben altijd betrekking op een bepaald boekjaar, waar de opdracht zich op richt. Soms is het voor de klant duidelijk als dit jaar vermeldt in de naam of toelichting van items die je opvraagt. Dan kun je gebruik maken van een tekstvariabele in je template. Die past zich in het project automatisch aan bij het betreffende boekjaar van dat project. Je voert dan de volgende tekst in (het voorbeeld gaat uit van opdrachtjaar 2022 voor een project):
- {yyyy} = opdrachtjaar, wordt 2022
- {yyyy-x} = jaar voor opdrachtjaar, {yyyy-2} wordt 2020
- {yyyy+x} = jaar na opdrachtjaar, {yyyy+1} wordt 2023
Voorbeeld
Aanpassingen in templates
Aanpassingen die je in templates maakt, hebben geen invloed op al bestaande projecten, ook niet wanneer deze nog zijn gekoppeld. Het zou voor klanten verwarrend zijn als ze al met het aanleveren van bestanden zijn begonnen, en dan zijn er opeens nieuwe onderdelen in de lijst, of onderdelen zijn veranderd. Ook als kantoor zou het lastig zijn om in te schatten waar wijzigingen in je template allemaal impact zouden hebben.
De enige uitzondering daarop zijn bijlages: bijlages die achteraf aan templates worden toegevoegd of verwijderd, zullen ook bij de nog gekoppelde projecten of lijsten zichtbaar zijn.