Hoe werkt het aanleveren van bestanden met YouProvide eigenlijk?
Je hebt een lijst gekregen waarin wordt gevraagd om documenten te uploaden voor je accountant.
Lees meer over de structuur van een lijst in dit artikel
Ieder item in de lijst verwacht een antwoord. Dat kan op de volgende manieren:
- upload één of meer bestanden
- geef aan dat het gevraagde niet beschikbaar of niet van toepassing is
- stel een vraag
Het item scherm
Bij ieder item lees je wat er moet worden aangeleverd:
Klik op een item om het te openen:
Je hebt hier de volgende mogelijkheden:
- Geef hier aan als je geen bestand beschikbaar hebt of als het gevraagde niet van toepassing is
- Klik op de Opmerkingen tab om hier een vraag of opmerking achter te laten voor de accountant
- Upload hier het bestand (of bestanden)
- Gebruik deze knoppen om naar het volgende of vorige item in de lijst te gaan
Bestanden uploaden
Je kunt 1 of meer bestanden uploaden door ze
- vanuit de verkenner in het vak te slepen
- via de knop Selecteer bestanden te kiezen en te uploaden
Soms geeft de accountant aan dat je maar één bestand kunt uploaden bij een item:
Tip 1: moet je veel bestanden uploaden bij 1 item (bijv. meer dan 20)? Het is dan handig om ze eerst te zippen tot 1 bestand en dat dan te uploaden
Tip 2: het uploaden van erg grote bestanden kan even duren. Wacht rustig tot het is afgerond. Bestanden tot 1Gb zijn geen probleem maar kunnen wel tot 1-2 minuten duren.
Bestanden vervangen
Heb je een verkeerd bestand geüpload? Je kunt het verwijderen en een nieuw bestand uploaden:
- klik op het ... knopje bij het geüploade bestand
- kies Verwijderen
Status van een item
De accountant wil natuurlijk weten of je klaar bent met het uploaden van bestanden, of dat er nog meer of aanpassingen komen. Daarvoor wordt de status van de items gebruikt.
Er zijn de volgende statussen:
| Gedeeld | Dit zijn alle nieuwe items |
| Bezig | Zodra je een bestand hebt geupload, of je hebt niet beschikbaar aangezet. De accountant weet dat er aan wordt gewerkt, maar ook dat het nog niet af is. |
| Aangeleverd |
Als je klaar bent, klik je op Aanleveren. De accountant kan nu aan de slag. Je kunt geen bestanden meer uploaden of verwijderen. Als je toch nog iets wilt doen, plaats dan een opmerking met het verzoek om het item weer open te zetten. |
| Geretourneerd | Mocht de accountant vinden dat de aanlevering niet juist of niet volledig is, dan wordt het item geretourneerd. Je kunt nu bestanden vervangen of toevoegen en dan opnieuw Aanleveren. |
| Geaccepteerd | De accountant heeft alles nagekeken en dit item is afgerond. |