Hoe je YouProvide gebruikt om veilig en efficiënt de gevraagde documenten te leveren.
YouProvide is een online portal die door accountantskantoren wordt gebruikt om bestanden op te vragen bij cliënten.
Project en Lijsten
Bestanden worden opgevraagd in een Project, dat doorgaans samenvalt met een bepaalde opdracht die de accountant uitvoert. Bijvoorbeeld het samenstellen van een jaarrekening, of het controleren ervan. Het project heeft betrekking op een bepaald boekjaar. Je vindt dat meestal wel terug in de naam of omschrijving van het project.
Documenten worden meestal opgevraagd voor verschillende bedrijven/entiteiten/boekhoudingen die onder de betreffende opdracht vallen. Per entiteit (onderdeel van de bedrijfsstructuur) wordt dan een afzonderlijke lijst aangeleverd met benodigde stukken.
Documenten aanleveren
Documenten kunnen worden aangeleverd door deze te uploaden. De maximale bestandsgrootte ligt ergens tussen 500Mb en 1Gb per bestand. Dit volstaat zelfs voor de meeste administratiedumps die worden opgevraagd.
Bestanden worden met een versleutelde bestandsnaam veilig opgeslagen in een document vault op servers van Microsoft.
Collega's laten meewerken
Je kunt altijd collega's inschakelen om lijsten, of delen ervan, te helpen aanleveren. Daartoe deel je een lijst, sectie of item met een collega. De collega heeft dan alleen toegang tot toegewezen onderdelen. Zo zorg je dat vertrouwelijke informatie veilig afgeschermd blijft.
Lijst afdrukken
Soms wil je een lijst toch even kunnen uitprinten. Op lijstniveau vind je de optie Lijst exporteren. Daarmee wordt de volledige lijst in een Excel bestand gedownload. Deze kun je vervolgens naar wens opmaken en afdrukken.