Hoe voer je nieuwe cliënten in en waar moet je dan op letten?
YouProvide is een stand-alone systeem, met een cliëntenlijst die niet afhankelijk is van andere systemen of databases. Je voert in YouProvide gewoon de cliënten in waarvan je documenten wilt opvragen, op het moment dat je lijsten wilt maken.
Je vindt een complete lijst van al je cliënten via het hoofdmenu Cliënten:
Als je deze menu-optie niet ziet, heb je niet de juiste rechten. Neem dan contact op met een applicatiebeheerder binnen je organisatie.
Structuur
Veel cliënten hebben verschillende fiscale eenheden, waar je afzonderlijke PBC lijsten voor wilt maken. Deze structuur leg je in YouProvide vast door per cliënt de relevante entiteiten te benoemen onder het kopje Bedrijfsinformatie:
Een cliënt heeft altijd minimaal 1 entiteit. De naam van de cliënt hoeft niet overeen te komen met die van een entiteit. Je kiest zelf een cliëntnaam die duidelijk is binnen je eigen organisatie.
Cliëntcode
Als je wilt, kun je cliënten en entiteiten een eigen cliëntcode geven. Bijvoorbeeld het klantnummer uit je CRM. Handig om te zoeken, maar het is niet verplicht.
Adresgegevens
De adresgegevens, KVK-nummer en SBI-code van de cliënt kun je invoeren voor je eigen referentie. Binnen YouProvide wordt deze informatie niet gebruikt, dus je mag ze ook leeg laten.
Gebruikers
Onder het kopje Gebruikers van de Cliënt zie je wie er allemaal bij de opdrachten voor deze cliënt betrokken (kunnen) zijn. Je kunt hier onderscheid maken tussen
- Medewerkers: hier maak je met de knop Toevoegen zelf een lijstje van collega's die in het team voor deze cliënt zitten. Je kunt ze dan straks heel gemakkelijk toevoegen aan nieuwe projecten voor deze cliënt.
- Cliëntgebruikers: dit lijstje ontstaat automatisch wanneer je een PBC lijst voor deze cliënt deelt met gebruikers van de cliënt. Je hoeft cliëntgebruikers dus nooit zelf aan te maken. Ook wanneer je cliënt intern de lijst zelf verder deelt met collega's, verschijnen deze automatisch in dit lijstje. Je kunt dus altijd zien welke personen betrokken worden bij de PBC lijsten van een cliënt.
Je kunt gebruikers verwijderen: losmaken van deze cliënt. De gebruiker wordt daardoor niet uit het systeem verwijderd en ook niet losgekoppeld van eventuele projecten van deze cliënt.
Projecten
Onder het kopje Projecten zie je welke projecten er zijn, of zijn geweest, voor deze cliënt. Je kunt hiervandaan meteen het project openen, of gearchiveerde projecten inzien.