Laat collega's meehelpen met het aanleveren van bestanden. Voor een heel project, een lijst, of voor delen daarvan.
Als je een project hebt gekregen voor de aanlevering van bestanden, kun je delen daarvan uitbesteden aan collega's. Niet iedereen hoeft alles te zien of aan te leveren, daarom kun je zeer fijnmazige toegang regelen binnen de lijsten.
De structuur van een project
Wanneer je gevraagd wordt om documenten aan te leveren, gaat dat per project. Dat is een verzameling van 1 of meer lijsten in het kader van dezelfde opdracht. Normaliter is er voor iedere entiteit van de organisatie een eigen lijst.
Bijvoorbeeld:
Project
Hier bevat het project voor de Eindejaarscontrole 3 lijsten, voor 3 entiteiten van de Bakkerij Vers Groep.
Lijst
Een lijst bestaat uit 1 of meer secties:
Sectie
En een sectie bevat 1 of meer items waarbij je een bestand kunt aanleveren:
Samengevat
- Project
- Lijst A
- Sectie 1
- Item(s)
- Sectie 2
- Item(s)
- ...
- Sectie 1
- Lijst B
- Sectie 1
- Item(s)
- Sectie 2
- Item(s)
- ...
- Sectie 1
- Lijst A
Project delen met collega's
Om een project, of onderdeel ervan, te delen met je collega's zijn er twee mogelijkheden:
- de knop "delen" (bij project en lijst)
- de gebruikerslijst (bij project, lijst, sectie en item)
Delen via de knop
Als je de knop gebruikt, kun je daarmee een e-mail sturen aan je collega zodat die meteen een link krijgt naar de juiste lijst. Bovendien wordt in dit proces automatisch een nieuwe gebruiker aangemaakt als die nog niet bestaat.
Gebruik het zoekvak om een bestaande collega te selecteren, of typ het e-mailadres in van een nieuwe gebruiker. Klik dan op Volgende om de e-mail op te stellen.
Het systeem heeft al een standaard e-mailbericht klaargezet. Je kunt dit naar wens aanpassen, of gewoon zo laten staan.
Klik op Delen om de e-mail te versturen. Hiermee wordt de gebruiker automatisch aan de gebruikerslijst toegevoegd (zie vervolg).
Delen via de gebruikerslijst
Als je deelt via de gebruikerslijst, kun je alleen kiezen uit collega's die al in YouProvide zijn aangemaakt. Het is een snelle manier om meerdere collega's tegelijk aan een lijst, sectie of item te koppelen. Of ze te verwijderen.
De gebruikers krijgen hiervan geen e-mail.
In het zoekvak kun je meerdere gebruikers kiezen, die dan aan het lijstje worden toegevoegd. Ook kun je hier gemakkelijk gebruikers verwijderen die geen toegang meer moeten hebben.
Toegang tot gevoelige informatie
Als je op bovenstaande manier projecten, lijsten of onderdelen ervan, deelt met collega's, dan hebben de collega's alleen toegang tot de met hen gedeelde onderdelen.
Zo kun je dus confidential onderdelen afschermen, zoals vertrouwelijke informatie en bestanden. Ieder kan de gevraagde bestanden in "zijn of haar onderdelen" uploaden, bekijken en ook downloaden, maar niet die van andere onderdelen.
ClientAdmin
Gebruikers met de rol ClientAdmin kunnen wel altijd alle klaargezette bestanden downloaden, ook als ze niet zijn gekoppeld aan een lijst, sectie of item.