Hoe je als kantoor een nieuwe klant in YouProvide toevoegt zodat je documenten en informatie kunt opvragen.
In YouProvide is een klant vaak een groep van meerdere bedrijven, bijvoorbeeld een holding met een aantal werkmaatschappijen. Dit noemen we dan een klantgroep.
Natuurlijk kan iedere entiteit als afzonderlijke klant worden opgevoerd, maar het is handiger om alle bedrijven die deel uitmaken van dezelfde groep, in één klantgroep op te nemen:
- je hoeft de klantgebruikers maar één keer aan te maken
- je kunt in één keer dezelfde PBC-lijst aanmaken voor alle (of een aantal geselecteerde) entiteiten (waarna je nog steeds per entiteit specifieke wijzigingen in de lijst kunt maken)
- je hebt een totaaloverzicht van de lijsten die voor een bepaalde opdracht uitstaan bij 1 of meer entiteiten van dezelfde klantgroep
Een nieuwe klant toevoegen
Open de lijst met klantgroepen via het menu Beheer | Klanten:
Klik rechtsboven in het scherm op Toevoegen om een nieuwe klantgroep aan te maken:
Geef de klantgroep een naam en klik op Opslaan. De klantgroep wordt gemaakt en toegevoegd aan de lijst met klantgroepen. Zoek je nieuwe klantgroep op en klik erop om de klantenkaart te tonen:
Je ziet hier de drie secties van de klantenkaart die kunnen worden ingevuld:
- Details: De informatie kan via de knop Bewerk worden ingevuld. Binnen YouProvide worden deze gegevens verder niet gebruikt, dus het is niet erg om deze leeg te laten.
- Gebruikers: Vul hier de kantoormedewerkers in die toegang moeten hebben tot de lijsten van deze klantgroep. Omdat je hier alleen kunt kiezen uit bestaande gebruikers, komt de contactpersoon van de klantgroep zometeen aan de beurt.
- Entiteiten: Voeg hier de entiteiten van deze klantgroep toe. De naam van de klantgroep zelf telt als "eerste entiteit" dus je vult hier de eventuele 2e en volgende entiteiten in.
De sectie Lijsten is nu nog leeg, hier worden later de lijsten getoond die voor deze klantgroep zijn gemaakt.
Eerste klantgebruiker toevoegen
Als de klantgegevens naar tevredenheid zijn ingevuld, ga dan via Beheer | Gebruikers naar de lijst met gebruikers om de hoofdgebruiker van de nieuwe klantgroep toe te voegen.
We raden aan om voor iedere klantgroep één gebruiker aan te maken, met de rol CustomerAdmin. Deze gebruiker kan vervolgens zelf de overige collega's bij de klant aanmaken en beheren. Vergeet ook niet voor de klantgebruikers altijd de juiste klantgroep te koppelen, anders zullen ze niet aan de slag kunnen met YouProvide.
Voor het toevoegen van een nieuwe gebruiker, zie Een nieuwe gebruiker toevoegen