Gebruikers exporteren en importeren

Hoe je de export- en importfunctie van gebruikers kunt toepassen om snel te kunnen inrichten of onderhouden

Kantoormedewerkers die rechten hebben om gebruikers toe te voegen en te verwijderen, kunnen gebruik maken van de functies voor export en import via Excel sheet:

Gebruikers exporteren

Deze functie downloadt een Excel sheet met daarin alle gebruikers die aan het kantoor zijn gekoppeld, zowel medewerkers als cliëntgebruikers.

De Excelsheet bevat de volgende informatie:

• FirstName
• LastName
• DisplayName
• Email
• UserType: Tenant (=kantoormedewerker) of Client
• PhoneNumber (wordt momenteel niet gebruikt)
• IsActive (TRUE/FALSE)
• Language (0=Engels, 1=Nederlands)
• ExternalSignin (TRUE/FALSE): TRUE geeft aan dat de gebuiker authenticeert via een eigen Microsoft Azure AD.
• ActiveProjects: Aantal niet-gearchiveerde projecten waaraan de gebruiker is gekoppeld
• Roles: de rol(len) die de gebruiker heeft

Gebruikers importeren

Er zijn verschillende redenen waarom je een lijst met gebruikers zou willen importeren:

• Bij implementatie van YouProvide binnen kantoor meteen alle benodigde gebruikers in het systeem zetten
• Conversie vanuit vorige YouProvide versie
• Batch update van gebruikers die op inactief kunnen worden gezet

Nieuwe gebruiker of gebruikersgegevens bijwerken

Bij het importeren wordt aan de hand van het e-mailadres bepaald of er sprake is van een nieuwe medewerker, of dat een bestaande gebruiker moet worden bijgewerkt.

Kolommen

De naam van het te importeren tabblad moet zijn: User

In dit tabblad worden de volgende kolommen verwacht (volgorde van deze kolommen maakt niet uit; het is ook niet erg als er meer dan alleen deze kolommen zijn):

• FirstName *
• LastName *
• DisplayName *
• Email *
• IsActive * (TRUE/FALSE)
• Language * (0=Engels, 1=Nederlands)

* = verplichte waarde

Je kunt hier een lege Excel sheet downloaden met de benodigde structuur:

Users Import sheet