Hoe je als kantoormedewerker een nieuwe gebruiker toevoegt, aanpassingen maakt en welke keuzes je dan hebt
Om als kantoormedewerker nieuwe gebruikers te kunnen toevoegen, moet je de rol UserManager hebben.
Overzicht gebruikers
Via het menu Gebruikers zie je de lijst met alle gebruikers die in YouProvide zitten, zowel kantoormedewerkers als cliëntgebruikers:
Gebruik de keuzeknop om alleen Medewerkers of alleen Cliëntgebruikers te zien. Met het zoekvak vind je snel een gebruiker op basis van zijn naam of e-mailadres.
Gebruiker toevoegen
Wanneer je als kantoormedewerker een gebruiker toevoegt, wordt dit altijd een nieuwe medewerker voor je eigen kantoor. Je kunt hier geen cliëntgebruikers aanmaken.
Gebruik de knop Toevoegen om een nieuwe medewerker aan te maken. Je kunt de volgende zaken instellen:
- Voornaam
- Achternaam (het systeem zal de weergavenaam automatisch instellen als Voornaam + Achternaam; de gebruiker kan deze later zelf aanpassen indien gewenst)
- E-mailadres (met dit e-mailadres moet de gebruiker voortaan inloggen)
- Actief (een niet-actieve medewerker kan niet meer inloggen in YouProvide)
- Rollen (kies hier 1 of meer rollen die de gebruiker moet hebben. Dit kan later altijd worden aangepast)
- Cliënten (dit zijn de cliënten waarvoor de gebruiker direct aan een Project kan worden gekoppeld bij het aanmaken van een Project) - niet verplicht
Als de gebruiker is toegevoegd, krijgt deze automatisch een uitnodiging per e-mail:
Waarom een gebruiker aan een cliënt koppelen?
Als voor een cliënt eenmaal een project is gemaakt, kunnen altijd alle kantoormedewerkers aan dat project gekoppeld worden, zodat ze toegang krijgen tot de PBC lijsten in het project.
Je koppelt een medewerker aan een cliënt als je wilt dat deze medewerker:
- direct tijdens het aanmaken van een project aan het project wordt gekoppeld (meestal de teamleden die voor de cliënt werken)
- de cliënt kan bekijken in de cliëntenlijst, ook als de medewerker niet is gekoppeld aan projecten voor de cliënt
Gebruiker aanpassen
Als je een bestaande gebruiker wilt aanpassen, kun je niet meer het e-mailadres veranderen. Dit is een vast gegeven voor de login van de gebruiker.
Aanpassingen in rollen worden van kracht wanneer de gebruiker de eerstvolgende keer inlogt.
Gebruiker verwijderen
Een gebruiker kan worden verwijderd als deze nog geen activiteiten heeft in YouProvide. Anders is het beter om de gebruiker op niet actief te zetten.