Templates
      Terug naar start
      1. Knowledge base
      2. Voor kantoren
      3. Templates

      Templates exporteren en importeren

      Hoe je een template naar Excel exporteert, of vanuit Excel secties en items aan een bestaande template toevoegt.

      Als je bezig bent met de inrichting van je templates, dan kom je er misschien achter dat sommige stukken van een nieuwe template kunnen worden hergebruikt vanuit een andere, al bestaande, template.

      Je kunt via Excel sheets eenvoudig secties en items exporteren en importeren in je templates.

      Template exporteren

      In het onderhoudsscherm voor templates vind je rechts een menu-knop. Kies hier voor Template exporteren:

      Je krijgt een Excel sheet met daarin alle secties en items van de huidige template.

      Template importeren

      Je kunt templates importeren vanuit een eerdere export. Dezelfde Excel sheet kun je direct inlezen, of na evt. wijzigingen.

      Toevoegen of wijzigen

      Bij het importeren van secties en items bepaalt het systeem of er nieuwe secties/items worden toegevoegd, of dat bestaande moeten worden bijgewerkt met instellingen uit de Excel sheet. Dit gebeurt op basis van de code (SectionCode / ItemCode):

      • Als een sectie in de Excel sheet een SectionCode heeft die al bestaat in de template, wordt de bestaande sectie bijgewerkt met de Naam en Omschrijving vanuit de Excel sheet.
      • Als een sectie in de Excel sheet een nieuwe, unieke SectionCode heeft, wordt deze toegevoegd aan de bestaande secties en de positie wordt bepaald door de SectionSequence in de Excel sheet.
      • Als een item in de Excel sheet een ItemCode heeft die al bestaat binnen de doelsectie in de template, wordt het bestaande item bijgewerkt met de Naam en Omschrijving vanuit de Excel sheet.
      • Als een item in de Excel sheet een ItemCode heeft die niet voorkomt in de sectie waarin het item moet komen, wordt deze toegevoegd aan de bestaande secties en de positie wordt bepaald door de SectionSequence in de Excel sheet. Items in verschillende secties kunnen dus dezelfde code hebben zonder elkaar hierbij te beïnvloeden.

      Kolommen

      Informatie uit een Excel sheet kan worden ingelezen als de Excel sheet de juiste kolommen bevat EN de tabnaam is Template. De volgorde van de kolommen is niet van belang. Als een waarde in een kolom te lang is, wordt deze bij het importeren afgekapt op de maximale lengte die in YouProvide mogelijk is.

      Kolommen en maximaal aantal posities in YouProvide:

      • SectionSequence (3)
      • SectionCode (10)
      • SectionName * (100)
      • SectionDescription (1000)
      • ItemSequence (3)
      • ItemCode (10)
      • ItemName * (100)
      • ItemDescription (1000)
      • ItemAllowMultipleFiles * (TRUE/FALSE)

      Leeg importbestand

      Je kunt de volgende Excel sheet gebruiken als startpunt voor het invoeren van een nieuwe template:

      Lege template import file

      Standaard templates

      Als je een snelle start wilt maken, kun je gebruik maken van onderstaande bestanden. Je kunt ze zo inlezen in een nieuwe, lege template: