Wat is er veranderd in de nieuwe 2024 versie ten opzichte van de vorige versie?
TIP: download een PDF met toelichting op de veranderingen: What's New.pdf
Kantoorinstellingen
Een nieuw onderdeel in YouProvide is de menu-optie Kantoorinstellingen, waar je als kantoorgebruiker zelf de nodige zaken kunt regelen, afhankelijk van het gekozen abonnement (zie hoofdstuk Abonnementen).
Dit betreft onder andere je kantoornaam, logo, e-mail afzender, abonnement, download van factuurspecificatie.
Templates
De Modellijsten in YouProvide heten voortaan Templates. Er zijn wat optimalisaties doorgevoerd:
-
Codes van secties en items zijn altijd zichtbaar
-
Omschrijvingen kunnen langer zijn en hebben opmaakmogelijkheden
-
In naam en omschrijving kunnen dynamische jaartallen worden opgenomen, gebaseerd op het boekjaar van het project. {yyyy} staat voor boekjaar, {yyyy-2} voor 2 jaar daarvoor, etc
-
Bestanden die je als accountant standaard meelevert bij een Item heten geen Modellijsten meer maar Bijlagen
-
De optie Bewerken als batch is vervangen door import/export via Excel bestand
-
Er is een extra navigatie toegevoegd om direct door de Secties te bladeren
Cliënten
Klanten of Klantgroepen in YouProvide gaan nu verder onder de term Cliënten. De structuur is duidelijker gemaakt: een Cliënt bestaat altijd uit 1 of meer Entiteiten. De naam van de “groep” mag verschillen van de namen van de Entiteiten (zoals in onderstaand voorbeeld):
Aanpassingen:
-
Cliëntcode is altijd in beeld
-
Cliënt heeft ook een omschrijving veld (met opmaak opties)
-
Entiteiten hebben ook een cliëntcode
-
Entiteiten hebben geen adresgegevens
-
Bij nieuwe Cliënt wordt eerste Entiteit automatisch aangemaakt
-
Naam van de Cliënt (-groep) kan afwijken van Entiteiten
De klantenkaart is opnieuw ingedeeld:
-
Projecten: alle lopende en historische projecten van de Cliënt
-
Gebruikers: de gebruikers (kantoor en cliënt) die aan de Client zijn gekoppeld
-
Bedrijfsinformatie: adresgegevens en Entiteiten
Projecten
Wanneer je een YouProvide-Lijst aanmaakt voor een klant, kies je 1 of meer entiteiten van die klant. Voor elk van de entiteiten wordt dan een exemplaar van de lijst aangemaakt.
In de nieuwe versie heet dit een Project. Binnen het Project bevinden zich de lijsten voor elk van de gekozen Entiteiten.
Het onderscheid tussen Basic en Advanced lijsten bestaat niet meer. We zagen in de loop van 2022 het aandeel van Basic lijsten verder afnemen. Dit, gecombineerd met de beperktere functionaliteiten van de Basic lijst (beveiliging, comments, audittrail, bestanden zelf kunnen downloaden door klanten) heeft geleid tot het besluit om de Basic lijst niet meer op te nemen in de nieuwe versie.
-
Iedere Lijst binnen het Project kan een eigen deadline hebben
-
De omschrijving van het Project heeft opmaak opties
-
Op projectniveau zie je meteen een overzicht van de voortgang van alle Lijsten bij elkaar
-
Je ziet bij iedere Lijst afzonderlijk of er recente opmerkingen of bestandsuploads zijn. De kleurintensiteit van de chips geeft aan hoe recent de nieuwste opmerking of upload is: tot 2 dagen, tot 7 dagen of ouder dan 7 dagen:
-
Het tabblad Statistieken bevat een historisch overzicht van iedere Lijst in het Project
- Van iedere Lijst kan een audittrail in Excel formaat worden gedownload
- Je kunt bij een Project het sterretje aanzetten; je ontvangt alleen e-mailupdate van Projecten die je op deze manier hebt gemarkeerd
- Het boekjaar van het Project kan worden gebruikt in de namen en omschrijvingen van Project, Lijst, Secties en Items (in Professional abonnement)
- Uitgebreidere Audittrail (delen met klanten, upload/download bestanden, toevoegen/wijzigen items)
Lijsten
De werking van Lijsten is niet veel veranderd. Na het aanmaken van een nieuw Project kun je nog steeds per Entiteit de lijst aanpassen voordat je deze deelt met de klant.
-
In de omschrijving van een Lijst kun je opmaak toepassen
-
De voortgang van de hele Lijst wordt getoond
-
Een Lijst kan een eigen deadline hebben
-
Sectie codes zijn altijd zichtbaar
-
Omschrijvingen van Secties zijn altijd zichtbaar
-
Je ziet per Sectie of er recent opmerkingen of bestandsuploads zijn toegevoegd
-
Als je in een gedeelde Lijst nieuwe Items toevoegt, krijgen die de status Concept en zijn nog niet zichtbaar voor de klant. De status moet eerst op Gedeeld worden gezet.
Voor Cliënten
Er is voor Cliënten een nieuwe homepage ontworpen, waarop duidelijk de lopende projecten worden getoond:
Verder zijn de schermen voor de Cliënt min of meer gelijk aan die van de accountant.
Aanpassingen Project overzicht
-
In het secties overzicht wordt een Aanleveren knop getoond op iedere sectie waarin Items ver genoeg zijn voor aanlevering
-
Per sectie wordt getoond of er recent nieuwe opmerkingen of bestandsuploads zijn
Aanpassingen Item details
-
Informatie geordend in tabbladen
-
Navigatiepijltjes naar volgende/vorige item
-
Direct bestanden uploaden of slepen naar Item
