Wil je collega's inschakelen bij het aanleveren van bestanden? Hier lees je hoe je dat doet.
Lijsten die je van je accountant krijgt, kun je delen met je collega's. Je leest alles over het delen zelf in Een lijst delen met collega's
De collega's moeten daarvoor wel toegang hebben of krijgen tot YouProvide. Hoe dat werkt, lees je in dit artikel.
Collega's vooraf aanmaken
Je kunt via het menu Gebruikers op ieder gewenst moment nieuwe collega's invoeren in YouProvide. Ook stel je hier de gewenste rol (en daarmee de rechten) van de collega in.
Als je een nieuwe gebruiker aanmaakt, vul je de basisgegevens in. De gebruiker ontvangt automatisch een e-mail met daarin een link om zijn account te activeren, wachtwoord in te stellen etc.
Rollen
Gebruikers kunnen twee rollen hebben:
- ClientUser
- ClientAdmin
Onderstaande tabel geeft aan welke rechten bij elke rol horen. Een gebruiker kan ook beide rollen hebben.
| Functie | ClientAdmin | ClientUser |
| Project, lijst, sectie of item toewijzen aan collega | X | |
| Project of lijst delen via email | X | |
| Gebruikers aanpassen of verwijderen | X | |
| Lijst downloaden in Excel | X | |
| Alle bestanden van Project, lijst of sectie downloaden | X | |
| Geuploade bestanden zien in alle items | X | |
| Geuploade bestanden downloaden in toegewezen items | X | |
| Toegewezen items bewerken | X |
Lijsten delen met nieuwe collega's
Om een project of lijst te kunnen delen met collega's, hoeft de collega niet al te zijn aangemaakt in YouProvide. Als je deelt met een -voor het systeem- onbekend e-mailadres, wordt er automatisch een gebruiker aangemaakt. Deze krijgt dan de ClientUser rol:
De collega krijgt een email met een link naar de lijst of het project, en daarin staat ook een link om zijn nieuwe account te activeren.
Je kunt achteraf in het menu Gebruikers altijd rollen van gebruikers aanpassen, of gebruikers verwijderen danwel inactief maken als ze niet meer in het systeem moeten kunnen.