Hoe de overstap van de huidige naar de nieuwe versie verloopt voor kantoren die de huidige versie gebruiken.
Samenvatting
- De nieuwe versie draait onafhankelijk van de huidige versie. Ze zijn op geen enkele manier aan elkaar gekoppeld.
- De huidige versie wordt eind december 2024 uitgeschakeld. We adviseren om nieuwe lijsten vanaf februari in de nieuwe versie te gaan maken.
- Er worden geen dubbele kosten gerekend.
- Er zijn mogelijkheden voor het overzetten van gebruikers en lijsten van de huidige naar de nieuwe versie.
Overstap starten? Download het stappenplan!
Huidige en nieuwe versie
Voor de huidige en nieuwe versie gelden verschillende links (URLs):
- Huidige versie: https://youprovide.smartinsight.nu/
- Nieuwe versie: https://app.youprovide.nl
De knop rechtsboven op de website van YouProvide gaat vooralsnog naar de huidige versie. in de loop van dit voorjaar zal dit worden omgezet.
Je kunt de huidige en nieuwe versie in verschillende tabbladen van dezelfde browser gebruiken. Er zijn geen conflicten met authenticatie oid.
Uitfasering huidige versie
Vanaf eind december 2024 wordt de huidige versie uitgeschakeld. Houd hier rekening mee met het aanmaken van lijsten. Lijsten die naar verwachting langer dan deceember 2024 lopen, moeten in de nieuwe versie worden aangemaakt.
We adviseren daarom om uiterlijk in februari 2024 te beginnen met het aanmaken van lijsten in de nieuwe versie van YouProvide.
Vanaf april 2024 kunnen in de huidige versie geen nieuwe lijsten meer worden aangemaakt.
Facturering
Het kantoor ontvangt aparte facturen voor het gebruik van de oude en nieuwe versie. De oude versie wordt gefactureerd tegen de tarieven die ook in 2023 zijn gehanteerd.
De nieuwe versie wordt gefactureerd tegen de geldende tarieven zoals op de website vermeld: https://youprovide.nl/prijzen
Om te voorkomen dat de vaste maandbedragen dubbel worden gefactureerd, vervalt van beide de goedkoopste. Het vaste maandbedrag van de nieuwe versie is afhankelijk van het gekozen abonnement. In de nieuwe versie kan de gebruiker zelf iedere maand een factuurspecificatie downloaden vanuit het menu met kantoorinstellingen.
Gegevens overzetten
Het is mogelijk om gegevens vanuit de huidige versie over te zetten naar de nieuwe versie.
TIP: dit kan een mooi moment zijn om de inrichting te optimaliseren en gebruikerslijsten op te schonen!
Overzetten bestaat uit de volgende stappen:
- Gebruikers - exporteren uit huidige versie, importeren in nieuwe versie
- Sjablonen - aanmaken in de nieuwe versie
- Projecten - door te rollen lijstgroep per klant exporteren en imporeren
Gebruikers
In de huidige versie kan in het menu Gebruikers een export naar Excel worden gemaakt:
Pas de kolommen van deze spreadsheet niet aan; de sheet kan op deze manier worden ingelezen in de nieuwe versie.
- Controleer de naam; de kolom DisplayName is nieuw, ten behoeve van de nieuwe versie.
- UserType: geeft aan of het een kantoormedewerker (Tenant) of klant (Client) is. Alleen kantoormedewerkers kunnen worden ingelezen in de nieuwe versie.
- Verwijder alle rijen van gebruiker die niet overgezet hoeven te worden.
- Rollen worden niet overgenomen.
LET OP: gebruikers zonder achternaam, of met meerdere emailadressen, geven een foutmelding bij de import. Los dit eerst op in de Excelsheet voordat je importeert.
Deze (evt aangepaste) Excelsheet kan in de nieuwe versie worden geimporteerd in het menu Gebruikers:
- Alleen gebruikers met UserType = Tenant worden ingelezen.
- Nieuwe gebruikers worden aangemaakt als kantoormedewerker met de rol User. Rollen uit de Excel sheet worden niet overgenomen.
- Nieuw aangemaakte gebruikers krijgen geen e-mail van deze actie.
- Als er al een gebruiker bestaat met hetzelfde e-mailadres dan wordt de naam van deze gebruiker bijgewerkt naar de naam zoals in de geïmporteerde Excel sheet.
Cliënten en projecten
Het is desgewenst mogelijk om bestaande lijsten vanuit de huidige versie over te zetten naar de nieuwe versie. Dit is handig als je
- De lijst al had klaargemaakt in de huidige versie maar nog niet gedeeld hebt
- Een gearchiveerde lijst van een klant wilt overzetten naar de nieuwe versie om die volgend jaar als uitgangspunt te gebruiken in de nieuwe versie (doorrollen)
De export vanuit de huidige versie gaat per lijstgroep (in de nieuwe versie: project):
Om de gegevens goed te kunnen importeren in de nieuwe versie, is het vereist dat
- De Client een klantcode heeft
- De verschillende entiteiten van de Client een eigen, voor deze klant unieke, klantcode hebben
- De status van de Lijstgroep is Concept, Voltooid of Gearchiveerd
In de gedownloade Excel sheet staan de volgende gegevens:
- Client: de gegevens van de Client en de bijbehorende entiteiten
- Project: de gegevens van de lijstgroep
- Lijsten: voor iedere lijst (=entiteit) in de lijstgroep een tabblad met de complete lijst
LET OP: controleer in de Excel sheet de lijsten even goed. Als er secties zijn met dezelfde code, wordt de import straks tegengehouden. Ook is dit misschien een mooi moment om de codes voor secties en/of items bij te werken. Of om boekjaren in omschrijvingen te vervangen door de jaarcode {yyyy} voor de nieuwe versie.
Deze Excel sheet kan zo in de nieuwe versie worden geïmporteerd:
- Er wordt een nieuwe cliënt aangemaakt, inclusief de entiteiten in de lijst.
- Als er al een cliënt met dezelfde code bestaat, wordt deze bijgewerkt.
- Er wordt een nieuw project gemaakt met daaronder de lijsten zoals in de spreadsheet.
- De status van het project en de lijsten wordt overgenomen in de Excel sheet.
- De gebruiker die de import uitvoert, wordt gekoppeld aan het project maar niet aan de cliënt.